Notícias 23/10/2017 - 11:23 - Hellen Nunes/Governo do Tocantins

Secad investe na modernização dos processos administrativos

Secad Secad - Divulgação

A Secretaria da Administração, em parceria com a Secretaria do Planejamento, realizou no último mês a fase piloto de movimentação e conclusão de processos totalmente digitais.

Diante do grande fluxo de documentos oriundos de outras pastas a Secad realizou nesta fase autuações de processos de solicitação de auxílio natalidade, indenização de férias suspensas e histórico funcional.

“Estamos animados com o resultado positivo da fase piloto, pois temos uma grande demanda de documentos. Com a digitalização poderemos tornar o nosso trabalho mais rápido, econômico e eficiente” afirma Denise Beltrame, diretora de desenvolvimento e formação.

Esta movimentação de processos eletrônicos é mais um avanço para o desenvolvimento e implantação do PAE – Processo Administrativo Eletrônico, que está sendo implantado gradativamente e sendo ajustado ao fluxo dos processos e documentos utilizados.

Sobre o Projeto PAE

O projeto está em fase de execução de projeto piloto e o principal desafio é a mudança de cultura de utilização do papel, naturalmente construída ao longo do tempo, haja vista a ausência de meios que viabilizassem a utilização de processos eletrônicos.

Para a implementação do PAE está sendo utilizado como ferramenta o Sistema de Gestão Documental – SGD, solução adquirida e implantada no Estado do Tocantins em 2012. O fato de ser uma ferramenta já utilizada pelos servidores públicos facilita de maneira considerável a implantação do PAE. Ao final de 2016 foi atualizada para uma versão que contempla funcionalidades que suportam o processo eletrônico e desde então os servidores estão sendo incentivados a produzirem documentos natos digitais, de modo a se prepararem para o processo eletrônico. Foram treinados 1100 servidores multiplicadores nesta nova versão do sistema.

Em cada órgão do poder executivo, foi criada uma Comissão Técnica Interna para apoio à implantação e adoção do PAE. Também foi criado o Comitê Gestor do PAE, responsável por dirimir as dúvidas das comissões e definir normativas inerentes ao processo eletrônico.

O decreto nº 5.490, de 22 de agosto de 2016, dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, bem como institui o uso do SGD e regulamenta as Comissões Técnicas Internas e o Comitê Gestor do PAE.

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